DE OPDRACHT

SPARK is een gestructureerde en wetenschappelijk gevalideerd vraaggesprek om met ouders/verzorgers van jonge kinderen breed in gesprek te gaan over hun ervaringen met het opgroeien en opvoeden van hun kinderen. In dit gesprek wordt het perspectief van de ouders/verzorgers en de professional (bv. jeugdverpleegkundige) samengebracht en vindt gezamenlijke besluitvorming plaats rondom de ontwikkeling en het opvoeden van het kind. GGD-JGZ Zeeland en UMC Utrecht wilden voor de automatisering van de informatie uit de vraaggesprekken een passende oplossing.

Voorheen werden de SPARK formulieren die worden gebruikt door jeugdverpleegkundigen van verschillende JGZ organisaties in Nederland en Vlaanderen om op gestructureerde en oplossingsgerichte wijze in gesprek te gaan bij (aanstaande) ouders/verzorgers van jonge kinderen tijdens de ontmoetingen met de JGZ op belangrijke transitiemomenten voor ouder en kind, op scanbare papieren ingevuld. Er waren echter veel nadelen aan het gebruik van schriftelijke formulieren. Het was arbeidsintensief om alles te noteren en dan later te digitaliseren, sommige handgeschreven notities waren moeilijk leesbaar en er ontbrak een snelle koppeling naar het complete cliëntdossier.

GGD Zeeland en UMC Utrecht hebben aan Research Company gevraagd om een geautomatiseerd systeem te ontwikkelen. Dit platform moet het voor jeugdverpleegkundigen mogelijk maken om met de SPARK te werken ongeacht met welk digitaal kinddossier wordt gewerkt en ongeacht of het gesprek met de SPARK thuis of op de JGZ locatie plaats vind. Het systeem moest de data ook veilig en compleet beschikbaar kunnen stellen voor epidemiologisch/wetenschappelijk onderzoek. Daarnaast moest de data eenvoudig geïmporteerd kunnen worden in het cliënten dossier.

Speciale aandachtspunten:
- Ontwikkeling van de software moet in nauwe samenwerking met de gebruikersgroepen (Jeugdverpleegkundigen, onderzoekers, applicatiebeheerders). Praktijktests en evaluaties met gebruikers moeten veel aandacht krijgen.
- Gebruiksvriendelijkheid (wegnemen van werkdruk bij jeugdverpleegkundigen) heeft hoge prioriteit.
- Er moeten mogelijkheden zijn voor veilige export van data in diverse vormen (als document in pdf., als koppeling naar clientendossiers, als geanonimiseerd SPSS voor onderzoekers).

Trainingen voor gebruik van het online-platform kunnen meegenomen worden tijdens voorlichtingen en trainingen over de SPARK-vragenlijst.

DE OPLOSSING

SPARK-ONLINE is een platform waarop jeugdverpleegkundigen kunnen inloggen tijdens het gesprek met de ouders.

Voor management (voortgangsrapportage), IT-beheer en onderzoekers/epidemiologen zijn er aparte menu’s om te werken met het systeem. Via inlog en de daarbij horende toegekende rechten wordt het bijpassende menu getoond.

De invulvelden zijn ontworpen in nauw overleg met gebruikers. Schermen zijn duidelijk en voorzien van uitleg. Dit maakt dat het systeem en de SPARK eruit zien zoals op papier. Dit draagt bij aan de vertrouwdheid en gebruiksvriendelijk met name voor de professionals die in de dagelijkse praktijk met de SPARK op het platform moeten werken.

Het systeem is ook aangepast om het te koppelen aan het cliëntensysteem van de organisatie. Alle SPARK formulieren (prenataal, 18 maanden, 60 maanden (= 5 jaar)) zijn opgenomen in het platform. Jeugdverpleegkundigen kunnen met dit systeem de antwoorden tijdens het gesprek invoeren. De ingevulde antwoorden worden later voor hun automatisch via functioneel beheer in het digitaal kinddossier van het betreffende kind overgezet. Het is daarnaast mogelijk voor de jeugdverpleegkundige om indien gewenst het complete SPARK formulier als pdf te downloaden en aan het desbetreffende kinddossier toe te voegen.

Managementrapportage

Voor het management is het systeem voorzien van een rapportage op maat gemaakt voor teammanagers die snel een overzicht willen van het totaal aan gesprekken, gesprekduur en aantallen afgeronde cases. Flexibel op te vragen (per medewerker, per periode en als totaaloverzicht). Deze rapportages kunnen snel opgevraagd worden, gedownload en toegevoegd worden aan de periodieke voortgangsrapportages.   

Het systeem is met succes in gebruik genomen in 2017 en wordt door steeds meer organisaties in gebruik genomen. Met meer organisaties ontstaat de mogelijkheid om het SPARK platform in samenspraak met de uitvoerende JGZ professionals steeds verder te verbeteren waarbij de prioriteit ligt op de gebruiksvriendelijkheid.

Het platform is ontworpen en getest op verschillende formaten en schermtypen. En voldoet aan alle veiligheidseisen van veilig dataverkeer volgens de actuele wet- en regelgeving.

OPVALLENDE KENMERKEN

Als enige instrument van zijn soort is er gedegen onderzoek gedaan naar het kosteneffect van de werkwijze en zijn kostenbesparingen aangetoond.

In het kader van RGI (Resultaat gericht inkopen) past het instrument in beleid dat erop gericht is hulpvragen zo klein mogelijk te houden en ervoor te zorgen dat het aanbod van zorgaanbieders goed aansluit op de vraag.

De vragenlijst is als enige in zijn soort in Nederland wetenschappelijk gevalideerd.

Er is veel aandacht besteed aan samenwerking met de gebruikersgroep van JGZ professionals. Het gebruik van het systeem is 16 maanden in de praktijk getest en heeft geen kinderziektes meer.

Het levert wetenschappelijk kwalitatief goede data voor onderzoek en strategische keuzes voor JGZ-beleid.

Door goed te luisteren naar de wensen van jeugdverpleegkundigen is SPARK helemaal aangepast aan hun prakijk zodat het past in
hun (drukke) workload.

Er is een management rapportage en IT beheer module.

De verzamelde data kan gekoppeld worden aan clientendossiers. Er zijn voor de verschillende dataformats aangepaste import- en export-mogelijkheden. Hierdoor is data gemakkelijk te koppelen aan andere datasystemen.

Het systeem voldoet aan alle veiligheidseisen van veilig dataverkeer volgens de actuele wet- en regelgeving.

Er is een trainingsprogramma voor gebruikers en er zijn actieve trainers SPARK die nieuwe gebuikers relatief snel kunnen inwerken.

DE MEERWAARDE

Een gebruiksvriendelijk systeem dat veel tijd en kosten bespaart. Zowel voor de jeugdverpleegkundigen als voor functioneelbeheer en onderzoekers zijn alle functionaliteiten gemakkelijk te bedienen. Er zijn slimme oplossingen bedacht om snel en goed door het SPARKformulier te gaan.

Het managen van de dataverzameling is relatief eenvoudig dankzij de monitor voor coördinatoren.

Het beschikbaar stellen van de gegevens voor onderzoeksdoeleinden is zeer eenvoudig en efficiënt geregeld.

Er zijn geoefende professionals beschikbaar om de trainingen te verzorgen voor nieuwe gebruikers.

Het systeem is snel aan te passen voor nieuwe organisaties die ook toegang willen tot het SPARK- platform.
The Research & Education Company is de ontwikkelaar van het platform (er zijn geen andere partijen). Maatwerkaanpassingen zijn mogelijk en in samenspraak snel en betaalbaar te realiseren. The Research & Education Company heeft de ervaring en mogelijkheden in huis om met u mee te denken, snel te schakelen, aan te passen en weer uit te testen.