ZIEKTEVERZUIMMONITOR

Een adviesbureau voor instellingen in de zorg wilde hulp bij de ontwikkeling van een nieuw instrument om ziekteverzuimkosten te verlagen. Het instrument moest vooral ondersteuning bieden aan managers. Opdracht: Ontwikkel een methode om efficiënt relevante data te vergaren uit de organisatie, deze te analyseren en op basis daarvan de managers van afdelingen concrete acties te presenteren om het ziekteverzuim van de afdeling terug te dringen.


DE OPDRACHT

Literatuurstudies wijzen uit dat de manier waarop managers omgaan met ziekteverzuim van medewerkers veel invloed heeft op de hoogte van het verzuim. Om te bepalen welke acties een manager zou kunnen doen, moet een inventarisatie worden gedaan die veel tijd kost. Zo'n inventarisatie omvat het verkrijgen van verzuimcijfers per afdeling, informatie over verzuimprotocollen en regels, -kennis van de managers en vaardigheden van de managers. Vervolgens moet de inventarisatie vertaald worden naar concrete acties en die moeten op een heldere manier worden gepresenteerd aan de managers. 

De opdracht: Ontwikkel een efficiënte manier om de benodigde data te vergaren en te vertalen naar acties. Zorg voor een presentatievorm die helder is en digitaal beschikbaar. 

-De oplossing moet ook de mogelijkheid bieden om de acties op te nemen in beoordelingsgesprekken
-De manager kunnen ondersteund worden doormiddel van doelgerichte coaching en/of training
.

Belangrijke andere aandachtspunten voor deze innovatie:
-Het instrument moet niet leiden tot nog meer werkdruk. Het mag de manager dus niet veel tijd kosten.
-De effecten van het instrument moeten concreet meetbaar zijn.
-Het moet gaan om een fact-based instrument.


DE OPLOSSING

Na een uitgebreide literatuurstudie hebben we diverse arbeidsdeskundigen en coaches geinterviewd. Dit gaf inzicht in de belangrijkste causale verbanden tussen ziekteverzuim en (de rol van) de manager. Vervolgens is ervoor gekozen om de relevante variabelen thematisch te ordenen. Hieruit kwamen o.a. de volgende thema's:
- Welke kennis zouden managers moeten hebben over ziekteverzuimprotocollen?
- Welke procedures maken een organisatie minder kwetsbaar voor ziekteverzuim?
-
Welke bedrijfsregels zijn belangrijk en hoe moeten die gedeeld worden met de medewerkers?
- Welke vaardigheden moeten managers hebben om beter te kunnen omgaan met ziekteverzuim van medewerkers?
- Welke informatie moeten managers periodiek krijgen, en in welke vorm met betrekking tot ziekteverzuim?

  
                                      Model ziekteverzuim monitor

Er is een operationalisatie uitgevoerd om op alle thema's kwantitatief te kunnen meten. De methode omvat zowel strategieën voor het vergaren van primaire gegevens (vragenlijst aan de managers) als het verkrijgen van de secundaire gegevens (cijfers vanuit HR). De vragenlijsten zijn gevalideerd op basis van peerconsultatie, regressieanalyses en praktijktests. Vragen omvatten zowel kennisvragen, case-vragen, open vragen en vragen over verzuimgegevens van de afdeling. Om het systeem compleet te maken zijn ziekteverzuimcijfers gebruikt die betrekking hebben op de branche.

Het scoressysteem is getoetst in de praktijk en daaruit zijn nog weegfactoren gekomen om het scoresysteem te verbeteren.


Deel van de vragenlijst die online wordt afgenomen.(Uit concurrentieoverwegingen wordt niet de complete vragenlijst getoond).

De datavergaring (primaire- en secundaire data) en de presentatievormen van de output aan managers zijn zoveel mogelijk geautomatiseerd.

Presentatie van de scores/output (voorbeelden): De verzamelde gegegevens worden afgezet tegen de scores van de afdelingen in het bedrijf. Daarnaast wordt de totaalscore van de organisatie afgezet tegen de scores in de branche. (Deze benchmark betreft uiteraard alleen de verzuimscores en niet de scores van de vragenlijst). Met behulp van kleuren worden de sterktes en zwaktes duidelijk in beeld gebracht.

Het rapport geeft een gedetailleerd beeld van de sterktes en zwaktes van de organisatie en elke individuele manager.

    

Toelichting bij de afbeeldingen in bovenstaand voorbeeld:
Afbeelding boven (links): Er kan afgelezen worden dat de afdeling Goed scoort op de frequentie van het verzuim (in vergelijking tot de branche); Redelijk op toekennen van LBZ; Zwak op Re-integratie en inzet van de bedrijfsarts; Matig op langdurig verzuim en preventie en Matig op de algehele verzuimscores.

Afbeelding boven (rechts): Er is af te lezen wat aandachtspunten zijn voor verbetering. Niet veranderen op het gebied van Informatievoorziening (er is een goede informatievoorziening naar het management over ziekteverzuim); Er zijn ook goede vaardigheden van het management aanwezig. Er kan wel wat verbeterd worden aan de verzuimcultuur (redelijk goede verzuimcultuur). Er is matige kennis over verzuimregels en de manager krijgt te weinig middelen om het verzuim aan te pakken.

Over het gebruik van het instrument:
Er wordt rekening gehouden met longitudinaliteit / targetgericht werken met het instrument. De reden is dat terugdringing van ziekteverzuim een proces is dat over een langere periode verloopt. Het instrument is dan ook geschikt gemaakt om periodiek ingezet te worden. Een jaarlijkse meting is mogelijk en maakt het instrument krachtiger. Omdat de resultaten heel inzichtelijk zijn gemaakt, is het mogelijk om de scores voor ZV-management mee te nemen als een vast onderdeel in evaluatie- en beoordelingsgesprekken. Er kan door de managers doelgericht gewerkt worden aan het verbeteren van zijn/haar scores.

Coaching:
Omdat de rapportage ook per manager de sterktes en zwaktes aangeeft, kan het instrument goed ingezet worden voor coachingsdoeleinden.

Training:
Een onderdeel van de methode kan zijn om focusbijeenkomsten te organiseren waar teammanagers met elkaar kunnen spreken over hun resultaten en knelpunten. Deze vorm is zeer geschikt om hele organisaties te trainen. Managers kunnen met elkaar ervaringen en succesvolle interventies delen.


OPVALLENDE KENMERKEN

De methode maakt gebruik van feitelijke ziekteverzuimcijfers en is helemaal afgestemd op het inzetten op individuele training en begeleiding van het management. Om ziekteverzuim aan te pakken is meer FOCUS op de juiste acties erg belangrijk. Dat is precies wat het instrument toevoegt aan andere methoden.

Door de standaardisatie van de vragenljst en longitudinaliteit (periodiek herhalen) kunnen organisaties meerdere jaren werken aan de weerbaarheid van de organisatie op het gebied van ziekteverzuim zonder de FOCUS op het onderwerp te verliezen.

Er is veel aandacht besteed aan de gebruiksvriendelijkheid van het instrument in de praktijk. Het beantwoorden van vragen kan bijvoorbeeld tussentijds gestopt worden en op een ander moment worden voortgezet waarbij het invoerscherm wordt geblindeerd. De presentatie van de resultaten is beschikbaar in de vorm van tabellen (voor de details) als in de vorm van infographics (gemak). Door middel van kleuren (van diep rood = lage score tot donkergroen= goede score) worden de sterktes en zwaktes heel snel duidelijk.

Het systeem is met succes beproefd in 5 zorgorganisaties. In 2011 is de methode in gebruik genomen door SOVIB.


DE MEERWAARDE

Organisaties krijgen grip op het ziekteverzuim. Doordat de resultaten periodiek meetbaar zijn is het tevens een stuurmiddel.
Daarnaast worden managers in staat gesteld om actief en met gerichte acties te werken aan de juiste verbeterpunten.

Zelfs een relatief geringe verbetering van het ziekteverzuimpercentage geeft aanzienlijk minder kosten aan het regelen van vervangende inzet. Zelfs een geringe verbetering weegt al op tegen de relatief lage kosten van het instrument.

Opmerking.
Verzekeraars zijn vaak bereid te kijken naar aanpassing van premies als organisaties zich met behulp van
de juiste instrumenten weerbaarder maken tegen ziekteverzuim. De investering is daardoor relatief snel terugverdiend.